Annak érdekében, hogy ügyfeleinknél jelentős tárolási helyet szabadítsunk fel, szükséges az ott található dokumentumok rendezése és jegyzékben történő rögzítése. Ez a tevékenység történhet a helyszínen, illetve akár az üzemünkbe beszállítva is.
Papírból adat, adatból információ
Az iratrendezés során elkülönítjük a fontos és szükséges iratokat, egyúttal a további felhasználás szempontjai szerint tartalmilag megvizsgáljuk és sorba rendezzük, különválogatjuk azokat. A rendezés szempontja lehet a selejtezésre történő kiválogatás, vagy akár a digitalizálásra elkülönítés is.
A feladat lényege, hogy minden releváns és megsemmisíthető dokumentumról elektronikus formában kezelhető jegyzék készüljön, amely alapján már üzleti döntés a digitalizálandó dokumentumok kiválasztása. Az így előálló információ alapján egy megalapozott döntést lehet hozni a dokumentumok további kezeléséről.
Iratok adatainak rögzítése:
- Típus
- Kapcsolódó ügyfél/vállalkozás/ hivatal
- Selejtezhetőség megállapítása
- Keletkezés időpontja
Az iratanyagokat a rendezés után speciális irattároló dobozokba helyezzük és vállaljuk a bedobozolt iratanyag szakszerű irattárunkba történő elszállítását és tárolását, továbbá a leselejtezett anyagok zárt rendszeren keresztül történő elszállítását és megsemmisítését is.
Amennyiben az iratkezelésre vonatkozóan van az ügyfélnek külön szabályzata, akkor annak mentén haladunk, de amennyiben nincs, úgy a selejtezés során a dokumentumtípusokat (pl. munkaügy, adóügy, számvitel) figyelembe véve a szakértő kollégáink meg tudják határozni, hogy mely irattári tételeknek járt le az őrzési ideje.
