A dokumentum szkennelési szolgáltatásunk keretében a napi munkafolyamatok során hosszabb ideje felhalmozódott iratok elektronikus feldolgozását végezzük. Nagyobb mennyiségű dokumentum feldolgozása esetén a cél az archív adatok integrálása a napi ügyviteli folyamatokba, vagy akár egy tartós irattárolásra, esetleg megsemmisítésre történő előkészítés lehet.
Papírból adat, adatból információ
Dokumentum szkennelési szolgáltatásunk az alábbi tevékenységekből áll:
- Dobozolás (digitalizálandó dokumentumok, azonosítása, szükség esetén rendezése)
- Előkészítés, dokumentum határok megadása (digitalizálásra történő előkészítés)
- Megfelelő digitalizáló eszközön történő szkennelés
- Kereső adat rögzítés/jóváhagyás, képminőség ellenőrzés
- Minőség ellenőrzés
- Dokumentumok csomagolása (az eredeti tűzések, csomagolások helyreállítása, vagy igény szerint új csomagolási egységek kialakítása)
- Fizikai és a digitalizált dokumentumok átadása megrendelő felé
GDPR szabályozás miatti dokumentumkezelés
A 2018. május 25-én életbe lépett az Európai Unió és a Tanács által elfogadott, a személyes adatok védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló rendelete, más néven általános adatvédelmi rendelet (GDPR, General Data Protection Regulation). A szabályozás okán a legtöbb vállalkozásnak az eddigiektől eltérően kiemelkedő körültekintéssel kell eljárnia az újonnan rögzítendő, és a korábban rögzített személyes adatokkal kapcsolatban. Az érzékeny adatok speciális törődést igényelnek, azonban sok esetben még az érzékeny adatok feltárása is nehézséget okoz, ebben is megoldást nyújthat digitalizálási szolgáltatásunk.
Az archív dokumentumok digitalizálásával és az azokból történő adatkinyeréssel könnyedén azonosíthatók az érzékeny adatok, melyeket a feldolgozás után egységes eljárás alá vonhat.