A digitalizálás során a papír alapú dokumentumok szkennelése történik meg elsőként, ezáltal már lehetővé válik, hogy a keresett dokumentumokat, információkat gyorsan átnézhessük számítógépünkről, vagy akár mobiltelefonunkról. Sok esetben már ennyi is elegendő ahhoz, hogy a keresett információk szervezetten rendelkezésünkre álljanak, ugyanakkor a digitalizálás következő lépéseiben még pontosabb információkat rendelhetünk az elektronikus dokumentumainkhoz, ezáltal még hatékonyabbá téve a keresett információk gyors elérését.
A digitalizálás során a szkennelt képen található információk – melyek lehetnek akár tematikus adatok (dokumentumtípus, azonosítószám, lakcím, személy, stb..), de lehet akár a teljes dokumentum szöveges tartalma, melyből később akár kulcsszavak alapján is kereshetünk – eltárolásra kerülnek, így a későbbi felhasználhatóságot szem előtt tartva, minden archív dokumentumunk elektronikus formában, tartalmában kereshető módon áll rendelkezésünkre.
Az elektronikusan tárolt dokumentumok azonban nem csak az információk gyors elérésével és a precíz keresési lehetőségekkel támogatják a modern vállalkozások mindennapjait, az elektronikus adattárolásnak köszönhetően a dokumentumok hozzáférési köre a munkaköröknek, és a munkafolyamatoknak megfelelően egyszerűen szabályozható.
Digitalizálás, hiteles másolatkészítés
Dokumentumok digitalizálása
A digitalizálás az elektronikus dokumentumkezelés első olyan lépése, mely az újonnan keletkező és a már meglévő dokumentumok (pl. számlák, szerződések, nyilvántartások, pályázati dokumentációk) jobb átláthatóságát és gyorsabb elérését biztosítja.
A digitalizálás lehetséges időpontjai a papíralapú dokumentum életútját tekintve:
- Beérkezéskor (Elektronikus postaszoba szolgáltatás)
- Ügyviteli feladatok befejezését követően
- Irattárba történő leadás/átadás előtt
- Selejtezés előtt, mint biztonsági másolat
Egy elektronikus dokumentum elkészítéséhez az alábbi folyamatok végrehajtására van szüksége:
A bemutatott általános digitalizálási folyamatsor – a későbbi felhasználhatósági célokat szem előtt tartva – esetenként eltérő lehet, szaktanácsadóink minden esetben javaslatot tesznek a tervezett elektronikus feldolgozás eredményes megvalósítására.
Hiteles másolatkészítés
A hiteles másolatkészítés a digitalizálási folyamat részekét történik, az eljárás során a feldolgozás összes lépését adminisztráljuk (munkafolyamat, időpont, munkát elvégző személy, stb…) és az elkészült elektronikus dokumentumhoz rendeljük, ezáltal saját aláírásunkkal tanúsítjuk, hogy a papír alapú dokumentum minden tekintetben megegyezik az elektronikus másolattal. A hiteles másolatként készült, időbélyeggel és elektronikus aláírással ellátott dokumentumok esetén az eredeti papíralapú dokumentumok sok esetben megsemmisíthetővé válnak, ezzel a tárolásukra fordított több éves költség megtakarítható.
A DocuScan Kft. hiteles másolatkészítési eljárása megfelel a törvényi és az abban előírt technikai előírásoknak. Ezzel az eljárásunkkal több 10 millió oldalt digitalizáltunk már, melyek megsemmisítését is elvégeztük.